blog

Duidelijke en zichtbare informatie voorkomt afwijkingen

Manufacturing

Een van de bekende uitspraken van Johan Cruijff is: “Je gaat het pas zien als je het door hebt”. Andersom is echter ook waar: “Je krijgt het pas door als je het ziet”. Maar hoe ga je het zien? Als doorgewinterde verbeteraar zal je zeggen dat visueel management je daarbij helpt en de vraag is of dat zo is?

Duidelijke en zichtbare informatie voorkomt afwijkingen

Visueel management zoals we dat gebruiken bij continu verbeteren is een aanpak waarbij standaarden, afwijkingen en prestaties in een werkplek, proces of organisatie zichtbaar worden gemaakt. Iedereen ziet in een oogopslag hoe de vlag ervoor hangt of voor zou moeten hangen… Dat betekent bijvoorbeeld dat je symbolen en informatie ophangt die zeggen wat mensen moeten doen en laten. Of dat je de prestaties – en daarmee het gedrag – van mensen meet en de resultaten weergeeft op een bord. Daarmee willen we zorgen dat de situatie verbetert.

Succesvol

Een hele tijd geleden was ik betrokken bij een verbeterteam in een fabriek die aardappelproducten maakt. Het team had de opdracht om de hoeveelheid aardappelafval te verminderen. Het terugkoppelen van de hoeveelheid afval leidde al tot een daling. Toen we vertelden dat een bak vol met afval 192 euro kostte, leidde dat eerst tot ongeloof: “Zo veel, dat kon toch niet?” Vervolgens plakte het team een sticker op elke bak met de boodschap dat die bak, gevuld met afval, 192 euro kost. We zagen het afval verder dalen. Ook bij het besturen van de bufferbaan tussen de bakovens en de verpakkingsmachines werd effectief gebruik gemaakt van visualisatie door drie zones: een groene, een oranje en een rode. In alle ploegen werd het begin van de bufferbaan nu zo leeg mogelijk gehouden tijdens normale productie, dat was de groene zone. Als een verpakkingslijn een storing had, wat het meest voorkomende probleem was, liep de buffer vol en kwam het product in de oranje zone. Dit betekende dat het productietempo bij de oven werd verlaagd. Werd het probleem verholpen, dan schoof de hoeveelheid product weer richting groene zone. De rode zone betekende: stop het productieproces en accepteer de afval ten gevolge van het opnieuw opstarten van de oven. Het bleek een succesvolle toepassing van visueel management.

Maar niet altijd

Bij een workshop in een distributiecentrum vroeg ik onlangs naar voorbeelden van visualisaties. Alle deelnemers gingen op pad om foto’s van visualisaties te maken. Daarbij vielen vier dingen op. Ten eerste werden alleen foto’s gemaakt van borden en posters, dus niet van bijvoorbeeld belijningen. Terwijl er pallets duidelijk buiten de vakken stonden, soms ook in het gangpad. Ten tweede bleek dat de boodschap soms niet duidelijk was. Zo staat bij de ingang dat het dragen van een hesje verplicht is en krijgen bezoekers te horen dat ze een blauw hesje moeten dragen. Niet duidelijk is voor wie de oranje en groene hesjes zijn… Ten derde worden sommige hulpmiddelen, zoals een brandblusser, netjes in een kast weggestopt. Daardoor moet met bordjes worden aangegeven waar deze zich bevinden, terwijl niet wegstoppen veel duidelijker zou zijn. Tenslotte, ik kom het vaker tegen, maakt het bedrijf gebruik van posters om medewerkers aan te zetten tot een bepaald gedrag. In dit geval werd gevraagd ervoor te zorgen dat medewerkers veilig kunnen werken. Aan de ene kant zijn dergelijke posters te algemeen. Het is niet duidelijk welk gedrag je precies verlangt. Wat doe je bijvoorbeeld als je het voetpad verlaat en mag dat eigenlijk wel? Aan de andere kant hangen dergelijke posters er vaak zo lang dat je ze, net als het behang thuis, niet meer ziet. Nog los van het feit dat ze vaak vies ogen.

Zorg dat visueel management helpt om de ontbrekende informatie op de werkplek of in het proces zichtbaar te maken, zodat je fouten en afwijkingen kunt voorkomen. Doe dat op een duidelijke zichtbare manier, zodat je ‘het’ doorkrijgt, omdat je ‘het’ ziet.

Ton van Kollenburg is directeur van Protean Management Solutions

Reageer op dit artikel