blog

Wat is het belangrijkste als je met 5S wil beginnen?

SCM

Afgelopen week bezocht ik een bedrijf dat met 5S aan de slag wilde gaan. Hun eerste vraag was wat het belangrijkste was om rekening mee te houden? Zijn dat de 5S-stappen? Is dat de afbakening van het 5S-gebied? Of iets anders?

Wat is het belangrijkste als je met 5S wil beginnen?

Van lege hal naar overvolle ruimte

Het bedrijf bouwt systemen en heeft een jaar geleden een nieuw pand betrokken. Daarbij is het gelukt om veel bewerkingen die voorheen extern werden uitgevoerd in eigen huis te doen. Daarmee worden doorlooptijden verkort en kosten geëlimineerd.
Waar de productiehal een jaar geleden leeg was, staan nu niet alleen machines en liggen er niet alleen materialen die nodig zijn. Er  slingeren ook gereedschappen en hulpmiddelen rond of zijn ze op. Er liggen her en der producten ‘waar iets mee is’, er raken orders kwijt en een medewerker moet soms veel handling doen om een ingangsproduct uit de voorraad op de machine te krijgen.

Complicaties met 5S

Als je 5S-werkplekorganisatie wilt invoeren, dan gaan de eerste 3 S-en over het algemeen gemakkelijk: je organiseert een actie waarin je overbodige spullen verwijdert (scheiden), je geeft alles op de werkplek een vaste plaats (schikken), en je maakt de werkplek schoon. Dat is niet moeilijk te organiseren. Lastiger wordt het met de vierde en vijfde S, namelijk standaardiseren en standhouden. Standaardiseren houdt eigenlijk niet meer in dan het maken van afspraken over hoe je de werkplek netjes houdt en standhouden betekent dat je zorgt dat de afspraken blijvend worden nagekomen. Hier zit over het algemeen de angel van een 5S-programma, want de meeste teams zijn niet in staat om afspraken met elkaar te maken en ook nog blijvend na te komen. Dan zijn hulpmiddelen als visualisaties, audits en teamoverleggen lang niet altijd voldoende effectief.

Waarom?

Dat probleem wordt niet alleen veroorzaakt in het standaardiseren en standhouden, maar begint al bij aanvang van het 5S-programma met de vraag: waarom? Waarom wil de organisatie of het management 5S implementeren? Welk doel wordt daarmee bereikt? Welk probleem wordt ermee opgelost? Bij de systemenbouwer vertelde de bedrijfsleider: “Ik zie mensen vaak spullen zoeken, zoals Albert die nogal slordig is. Ook waren we pas nog een aantal producten kwijt die we toen opnieuw moesten maken.” Dat klinkt veelbelovend als reden, maar hoe groot is dat probleem dan op dit moment? Hoe vaak raakt iets zoek? Is het probleem groter dan een vorm van selectieve waarneming door de bedrijfsleider, waardoor hij ziet wat hij wil zien? Als je wilt dat verbeteringen standhouden, ook 5S-verbeteringen, dan moet je zorgen dat het belang om dat te doen ook groot is. Eigenlijk moet het meteen pijn doen bij alle betrokkenen, als je de verbetering niet vasthoudt.

Zelf laten doen

Ken je het ‘waarom’ dan moet je dat natuurlijk overbrengen aan de betreffende medewerkers en liefst ook zo dat zij erdoor geraakt worden. Bij het bedrijf uit de voorgaande beschrijving twijfelde de 5S-facilitator of hij wel tijd zou krijgen om de medewerkers te trainen. Ook wilde hij zelf de foto’s gaan maken van de situaties waar met 5S kon worden verbeterd, om daarmee de medewerkers te overtuigen. Als hij eigenaarschap bij de medewerkers en hun leidinggevende wil ontwikkelen, is een van de belangrijkste uitgangspunten om mensen zelf tijd en energie in het verbeteren te laten stoppen. Dus ook zelf foto’s maken, zelf analyseren, zelf nadenken over verbeteringen en zelf beslissen over benodigde hulpmiddelen zoals schaduwborden en andere visualisaties.

Open deur?

Het belangrijkste om te beginnen met 5S is dus een duidelijke en stimulerende reden en draagvlak bij medewerkers, later gevolgd door eigenaarschap. Dat lijkt misschien een open deur, maar vraag teams die 5S gebruiken eens naar het ‘waarom’ en wat hun motivatie is…

 

Ton van Kollenburg is directeur van Protean Management Solutions

Reageer op dit artikel