Het importeren van contactpersonen in Outlook is een handige manier om alle contactgegevens die u heeft opgeslagen gemakkelijk te beheren. Het proces lijkt echter niet altijd zo eenvoudig, aangezien er veel problemen kunnen optreden tijdens het importproces. In deze blogpost zullen we de meest voorkomende problemen behandelen bij het importeren van contactpersonen in Outlook en hoe je ze kunt oplossen.
Waar begin je?
Als je contactpersonen wilt importeren in Outlook, moet je eerst weten waar je deze kunt vinden. Je kunt ze vinden in de map ‘Contactpersonen‘ in Outlook. Als je de map ‘Contactpersonen‘ niet kunt vinden, moet je de volgende stappen ondernemen:
- Klik op ‘Start‘ en typ ‘Outlook‘.
- Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van Outlook en selecteer ‘Openen als administrator‘.
- Ga naar ‘Bestand‘ > ‘Openen & Exporteren‘ > ‘Importeren/Exporteren‘.
- Selecteer ‘Importeren vanuit een andere programma of een bestand’ en klik op ‘Volgende‘.
- Selecteer het type bestand dat je wilt importeren en klik op ‘Volgende‘.
- Blader naar de locatie van het bestand dat je wilt importeren en selecteer hetbestand. Klik vervolgens op ‘Openen‘.
- Klik op ‘Volgende‘ en selecteer vervolgens de optie die aangeeft dat u contactpersonendoor middel van e-mailadressen wilt toewijzen.
Contactpersonen exporteren
Om contactpersonen vanuit Outlook te exporteren, ga je naar het tabblad ‘Bestand‘ en klik je vervolgens op ‘Exporteren > Naar een bestand‘. Er zal nu een wizard geopend worden waarin je de stappen moet doorlopen.
Contactpersonen importeren
Als u contactpersonen wilt importeren vanuit een ander e-mailprogramma, moet u ervoor zorgen dat het bestand dat u wilt importeren in het CSV-formaat is opgeslagen. Als het bestand niet in CSV-formaat is, kunt u het converteren naar CSV met behulp van een gratis online converter.
Soms worden de contactgegevens niet goed geïmporteerd als het CSV-bestand niet correct is geconfigureerd. Controleer of alle veldnamen juist zijn ingevuld en of er geen lege velden in het bestand aanwezig zijn. Als er lege velden aanwezig zijn, kunt u deze verwijderen of invullen met de juiste informatie.
Het Excel bestand klaarzetten om te importeren als CSV bestand
Om contactpersonen in Outlook te kunnen importeren moet het Excel-bestand eerst worden opgemaakt als CSV-bestand. Dit kan door de volgende stappen te volgen:
- Ga naar het tabblad ‘Bestand‘ en klik daarna op ‘Opslaan als‘.
- Selecteer ‘CSV (comma delimited) (*.csv)‘ in het dropdownmenu en klik op ‘Opslaan‘.
- Er zal nu een popup verschijnen waarin je gevraagd wordt of je zeker weet dat je het bestand wilt opslaan als CSV. Klik hierop om door te gaan.
- Het bestand is nu opgeslagen als CSV en kan geïmporteerd worden in Outlook.
Het CSV bestand controleren en aanpassen
Nadat je het CSV-bestand hebt gedownload, moet je de volgende controles uitvoeren:
- Controleer of de kolommen “Voornaam“, “Achternaam“, “E-mailadres” en “Telefoonnummer” aanwezig zijn in het bestand. Als een van deze kolommen ontbreekt, moet je het bestand aanpassen zodat alle vereiste kolommen aanwezig zijn.
- Controleer of alle contactpersonen een uniek e-mailadres hebben. Als er contactpersonen zijn met hetzelfde e-mailadres, moet je ervoor zorgen dat elk contactpersoon een uniek e-mailadres heeft voordat je verdergaat met de import.
- Controleer of er geen lege rijen in het CSV-bestand aanwezig zijn. Alle lege rijen dienen te worden verwijderd voordat je verdergaat met de import.
- Zorg ervoor dat alle kolommen in het CSV-bestand correct zijn ingevuld.
